会社のAI導入は、何から始める？

会社でAIを活用するには、まず日々の仕事を整理し、時間がかかっている作業を一つ選びます。生成AIで文章を作る、記録を要約するなど、実際の業務で使い、人の確認も含めて負担が減るかを確かめます。その使い方をチームで共有し、日常の業務に定着させていきます。

これから生成AIを仕事に取り入れたい経営者・導入担当者や、個人でのAI活用をチームに広げたい方に向けて、導入の進め方を紹介します。

まず、日々の仕事を書き出す

「生成AIを仕事に使いたいけれど、何から始めればよいか分からない」。そんなときは、担当者が日々どのように仕事を進めているかを確認するところから始めましょう。

担当者に話を聞き、時間がかかる作業や、何度も繰り返している作業を書き出します。営業なら、見込み顧客の情報収集、商談の準備、面談記録の整理、提案書の作成、商談後の連絡などです。

このとき、業務名だけで終わらせず、次の4点を確認します。

最初の対象には、繰り返し発生し、完成したものの良し悪しを担当者が確かめられる業務が向いています。たとえば商談記録の要約なら、顧客の要望や次回の約束が正しく整理されているかを確認できます。

生成AIは、依頼に応じて文章や画像などを作るAIです。仕事では、メールの文案、記録の要約、企画書の構成案などに活用できます。

生成AIを使う方法の一つに、AIエージェントがあります。依頼に応じて手順を組み立て、必要なツールを使いながら作業を進める仕組みです。情報収集から資料の作成まで、複数の作業をつなぐ使い方もあります。利用できる機能や範囲は、製品や設定によって変わります。

会社でのAI導入は、必ず新しいシステムを開発するという意味ではありません。既存のツールで文章作成や要約を始める方法も、AIエージェントを業務に組み込む方法もあります。どちらの場合も、任せる作業と、人が確認する箇所を決めることが大切です。

仕事の流れに沿って「ここまでは任せる」「ここで人が確認する」を決めると、担当者も使い方を判断しやすくなります。

実際の仕事で使うには、AIに渡す資料の置き場所や、どれが現行版なのかを分かるようにしておく必要があります。情報が散らばったままでは、探し直しや、古い資料を使った手戻りが起こります。

最初から全社のデータを整理するのではなく、対象業務に必要な資料から確認します。AIに入力してよい情報、参照する資料、出力した内容の確認方法を決めます。社内ツールと連携する場合は、閲覧・書き込み・外部送信を許可する範囲も整理します。

こうして整理した参照先や業務上のルールをチームで共有することが、複数の担当者が同じ前提で使うための土台になります。

実際の業務で使い始めたら、導入前と同じ範囲の仕事を比較します。AIが回答や成果物を作る時間だけでなく、人が依頼・確認・修正に使った時間も記録しましょう。

AIエージェントまで活用を広げた例が、ZenbuAIで紹介している営業の導入事例です。リサーチから企画書作成までの人の作業時間が、9時間から58分になりました。AIの処理を含む開始から完了までの経過時間は、2時間26分です。

この事例では、担当者へのヒアリングをもとに、調査や候補の整理、企画書作成を一連の流れとして見直しました。提案の方向性や最終的な承認は、人が担っています。

自社で確かめるときも、「何分短くなったか」に加え、必要な情報がそろっているか、修正が増えていないか、利用費に見合う変化があるかを確認します。

担当者の一人が使えるようになったら、その人がどのように依頼し、何を確認しているかを共有します。うまくいった指示だけでなく、間違いやすい箇所や、修正した例も残しておくと、他のメンバーが同じ仕事で使うときに役立ちます。

依頼のひな形、成果物の保存先、確認する担当者、困ったときの相談先を決め、日々の業務に組み込みます。利用状況と現場の声を確認しながら、使いにくい手順を直していきます。

目指すのは、アカウントを配ることや、一人だけが詳しくなることではありません。チームのメンバーがAIを活用し、必要な確認をしながら仕事を進められる状態です。

業務にかかる時間を減らせたら、その時間を何に使うかまで考えます。重要な業務の強化、人材育成、業務の見直し、新たな商機への対応など、会社が今取り組むべき課題に振り向けます。

AI導入は、そのための手段です。まずは身近な業務を一つ選び、担当者と一緒に手順を書き出してみてください。どこを任せ、どこを人が担うかが具体的になれば、必要なツールや導入の進め方も選びやすくなります。

ZenbuAIでは、業務の整理からAIエージェントの導入、チームへの定着までを支援しています。支援内容や活用事例は、サービス資料でご覧いただけます。