実際の業務を題材に使い方を学び、依頼・確認・共有の方法をチームでそろえます。使われない理由を個人の意欲だけで判断せず、仕事の流れや利用ルールに困りごとがないかを確認します。
生成AIを導入済み、または研修後の活用を考えている経営者・チーム責任者・AI推進担当者向けです。
使われない理由を分けて考える
「便利だと分かったが、仕事では使っていない」という状態には、複数の理由が考えられます。どの仕事で使うか分からないのか、使える情報が分からないのか、出力の確認に困るのかで、必要な対応は変わります。
| 困っていること | 確認すること |
|---|---|
| 使いどころが分からない | 日々の仕事に結びついた具体例があるか |
| 情報を入れてよいか分からない | 利用できる情報と禁止事項が明確か |
| 出力をどう直すか分からない | 確認の観点と相談先があるか |
| 使う人が限られている | 他の担当者も同じ手順で実践できるか |
自分の業務で実践する
一般的な操作説明に加えて、担当者が普段作っている資料や記録を題材にします。何を依頼し、どこを確認し、何を修正すれば仕事に使えるかまで、実際に試します。
一度の演習で完成することだけを目標にせず、依頼の仕方と確認方法を持ち帰れるようにします。社内情報を扱う場合は、あらかじめ利用範囲を確認し、必要に応じて演習用のデータを用意します。
依頼・確認・共有をそろえる
使い方の上手な人にすべてを任せると、その人が不在のときに仕事が止まりかねません。チームで必要な役割を決め、誰でも参照できる場所に手順をまとめます。
- 依頼するときに渡す情報と、求める成果物
- 成果物を確認する担当者と、確認する項目
- 資料や依頼文を共有・更新する場所
- うまく進まないときの相談先と、修正の担当者
利用状況から運用を見直す
利用回数だけでなく、どの業務で役立ったか、確認や修正にどれくらい手間がかかったかを聞き取ります。使わなかった理由も、運用を直すための情報になります。
たとえば、参照元が分からず確認に時間がかかるなら、回答の書き方だけでなく、資料の整理や参照方法も見直します。本人のスキルと、チームの仕組みの両方から改善点を探します。
生まれた時間の使い方を決める
仕事に使える状態が整ったら、短縮できた時間を何に振り向けるかを考えます。重要な業務の強化、人材育成、業務の見直しなど、経営課題と結びつけて優先順位を決めます。
生成AIの利用を増やすこと自体を目的にせず、チームとして何が改善したかを確かめます。他の部署へ広げる際も、その部署の業務や確認体制に合わせて調整します。