まず、仕事に使う端末・サービス・重要なデータと、それぞれの管理者を把握します。そのうえで、アカウントの保護、更新、共有設定、バックアップ、問題が起きたときの連絡体制を確認し、未対応の項目に担当者と期限を付けます。
専任の担当者がいない企業や、対策が個人任せになっている組織向けです。製品を増やす前に、今の環境と対応状況を整理するための記事です。
仕事が止まると困るものを把握する
パソコンだけでなく、メール、クラウドストレージ、会計、顧客管理、自社サイトなど、業務に使うものを書き出します。管理者が分からないサービスや、退職者のアカウントで管理しているものがないかを確かめます。
すべてを同じ優先度で扱わず、使えなくなると何の業務が止まるか、顧客や従業員のどの情報が影響を受けるかを添えます。業務への影響を示すと、経営者も対応の順番を判断しやすくなります。
基本対策の実施状況を確認する
IPAの中小企業向けガイドラインには、自社の状態を確認する診断資料があります。確認できない項目を「実施済み」にせず、誰に聞けば分かるかを記録します。
たとえば、更新は端末の担当者、共有設定はクラウドの管理者、バックアップは復旧を担当する人に確認します。「ソフトを入れている」という回答だけで終わらせず、今も管理されているかを見ます。
復旧できるかまで確かめる
バックアップは、重要な情報を失ったときに業務を戻すための備えです。保存されていることに加え、誰が、どの手順で戻せるかを確認します。
顧客管理が使えなくなった場合を例に、復旧に必要なデータ、管理者への連絡方法、代わりに行う仕事を整理してみましょう。試しに戻す確認をするときは、本番データを上書きしない環境で実施します。
担当者と期限を決めて進める
未対応の項目を、影響が大きいものから並べます。各項目には、対象、現在の状態、対応内容、担当者、期限、完了を確かめる方法を付けます。
外部の支援を依頼するときも、この一覧があれば現状を伝えやすくなります。システムの弱点を調べる診断と、日々の管理や復旧の備えは、それぞれ何を確認するかを分けて相談します。